皆さまは、会社でシステム開発を考えたことはありますか。
毎月の集計に時間がかかっている。店舗が増えるたびに確認の手間が増えている。担当者が休むと止まってしまう作業がある。そうした場面で「そろそろシステムを入れたほうがいいのかもしれない」と考え始める方は少なくないと思います。
ただ、いざ開発会社を探そうとすると、何をどう頼めばよいのか分からなくなります。何を作るかまで決まっていないのに、相談してもよいのだろうか。台東区の会社に頼むべきか、それとも遠方でも安いところがよいのか。費用はどのくらい見ておけばよいのか。そう思って足踏みされる方もいらっしゃいます。
結論から申し上げると、相談の時点で作るものが決まっている必要はありません。むしろ、作るものを最初から決め切らずに相談したほうが、使わない機能を減らせたり、開発以外の解決方法が見つかったりする場合があります。決めてから相談すると、その範囲の中でしか話が進まないためです。
弊社は東京都台東区浅草でシステム開発を行っております。この記事では、システム開発を依頼する前に整理しておくと話が早く進む項目と、費用の目安、依頼から納品までの流れを、順を追ってご説明します。台東区や周辺で開発会社をお探しの方は、選ぶ際の判断材料としてもお使いいただけます。
まず、何に困っているかを書き出す
作りたいものを考えるより先に、困っていることを書き出してください。整理していただきたいのは、次の3つです。
- どの業務に時間がかかっているか
- どこでミスが起きているか
- 何が見えなくて困っているか
この3つは似ているようで別々です。時間はかかっていないけれど数字が見えない、という状態もあります。逆に、見えてはいるけれど集計に半日かかる、ということもあります。どれが自社の問題なのかによって、作るものが変わってきます。
きれいにまとめる必要はありません。箇条書きで、思いついた順に書いていただければ十分です。
業務システムの相談で多い困りごと
参考までに、弊社にご相談いただく内容で多いものを挙げます。
- 店舗や拠点ごとに情報が分かれていて、全体が見えない
- 月末や期末の集計に時間がかかる
- 同じ内容を複数の場所に入力している
- Excelのファイルが増えすぎて、どれが最新か分からない
- 担当者しか分からない作業があり、引き継げない
- 紙の書類を探すのに時間がかかる
いずれも、業務システムの開発で解決を検討できる内容です。ご自身の状況に近いものがあれば、その部分から書き出してみてください。
次に、今使っているものを一覧にする
困りごとを書き出したら、その業務で今何を使っているかを並べてみてください。Excelの表、手書きの帳簿、会計ソフト、予約の仕組み、勤怠の管理、店舗ごとの日報。使っているものの名前が分かれば、どこでつながりが切れているかが見えてきます。
このとき、ファイルや帳票の実物があるとさらに話が早く進みます。整えていただく必要はありません。むしろ、日々の運用そのままの状態のほうが、どこに無理があるかが分かります。
並べてみて、同じ内容を2か所以上に入力している箇所があれば、印を付けておいてください。システムの連携や入力方法の見直しによって、手間を減らせる可能性があります。
既製のサービスで足りないかを検討する
ここまでの整理ができると、既製のサービスで足りるかどうかを判断しやすくなります。
会計、勤怠、予約、在庫。それぞれに既製のサービスがあり、月額の利用料で使えるものも多くあります。既製のサービスで足りるなら、そちらのほうが早く始められますし、費用も抑えられます。弊社も、お話をうかがったうえで既製のサービスをお勧めすることがあります。既製品で十分に解決できるのであれば、新しく作る必要はないと考えているためです。
一方で、既製のサービスでは足りない場合もあります。業務の流れが自社独自で、既製品の想定と合わない場合。あるいは、複数のサービスにまたがった情報を一か所で見たい場合です。こうしたときに、システム開発を検討する意味が出てきます。
すべてを仕組みにする必要はない
開発すると決めた場合でも、業務のすべてを仕組みにする必要はありません。
発生する頻度が低く、手作業でも負担が小さい作業は、開発の費用と削減できる手間が釣り合わないことがあります。人の判断が必要な作業も、全部を自動化するのではなく、判断の前後にある集計や転記だけを仕組みにしたほうが、うまくいく場合があります。
どこを仕組みにするかを決めるときは、次の点を比べてみてください。
- その作業が発生する頻度
- 1回あたりにかかる時間
- 担当する人数
- ミスが起きる頻度
- ミスが起きたときの影響
この5点を並べると、どの作業から見直すべきかを判断しやすくなります。開発の範囲を絞れば費用も抑えられますので、最初から全部を対象にしないほうが、結果として早く形になります。
誰が、どこで、どの端末から使うのか
作る範囲が見えてきたら、次に考えていただきたいのが、実際に使う人のことです。ここは後回しにされがちですが、設計に大きく関わります。
店舗のスタッフが入力するのか、本部の担当者だけが入力するのか。パソコンなのかスマートフォンなのか。事務所の中だけで使うのか、外からも見られる必要があるのか。
多店舗の飲食店の場合
弊社が神田で焼き鳥店を6店舗運営している会社をお手伝いしたときは、各店舗の売上、仕入れ、在庫、勤怠が店舗ごとに管理されていて、本部での集計に時間がかかっていました。店舗から上がってくる報告の書き方もそろっていませんでした。ここでは本部で一元管理できる仕組みを作り、あわせて報告の方法を統一しています。
上野で2店舗のイタリアンを運営している会社の場合は、売上や予約、勤怠を確認するために店舗を移動する必要があり、事務作業が閉店後に集中していました。ここでは店舗の外からも確認できる環境を整えています。
同じ「情報がばらばら」という相談でも、誰がどこで使うかが違えば、作るものは変わります。多店舗や多拠点の業務システムでは、この見極めが特に大切になります。
現場を見ると、設計のずれが減ります
使う人の話とあわせて、可能であれば現場も拝見しています。
遠隔でも開発は進みます。弊社も大阪に拠点を持つ会社をお手伝いしていて、そこでの保守はオンラインで行っております。そのうえで、実際に伺えるなら伺ったほうが、分かることがあります。書類がどこに置いてあるか、誰がいつパソコンの前に座るか。それを見てから設計を見直すと、実際の使われ方とのずれが減ります。
事務所の奥にある一台でしか入力できない仕組みでは、現場にとって使いにくいものになってしまいます。台東区や周辺の会社から弊社にご相談いただく理由の一つも、必要なときに現場を見に行ける距離にあることだと思っています。
連携とデータ移行を確認する
ここまで決まったら、今あるものとのつなぎ方を確認します。
今使っているソフトやサービスとつなげたい場合は、その名前を控えておいてください。つなげられるかどうかは、そのサービスが外部との連携をどこまで許しているかによります。すぐに判断できる場合もありますが、仕様を調べてからでないと答えられない場合もあります。
過去のデータを移すかどうかも、早めに決めておくと見積りの精度が上がります。全部移すのか、直近の1年分だけでよいのか、参照できれば十分なのかで、作業量が変わります。
他社が作ったシステムの改修について
他社が開発したシステムの改修も承っておりますが、次の点によってはお引き受けできない場合があります。
- ソースコードが手元にあるか
- 仕様書が残っているか
- 契約上、第三者による改修が認められているか
- 開発環境が再現できるか
この4点は、最初に確認させていただきます。開発を依頼した会社と連絡が取れなくなってしまった、というご相談は実際にありますので、その場合もまずは状況をお聞かせください。
導入後の保守まで含めて考える
システムは、使い始めたあとにも対応が必要になります。運用してみて出てくる要望のほか、法改正への対応や機器の入れ替えが必要になることもあります。
そのため、見積りを比べるときは、開発費だけでなく、そのあとの保守をどうするかも合わせて見てください。開発費だけを見て安いところに頼み、保守の費用が別途高くついた、ということも起こり得ます。
弊社では、月額の保守契約と、必要なときだけの都度対応の両方をご用意しております。訪問しての保守は東京都、神奈川県、埼玉県、千葉県が対応範囲で、それ以外の地域はオンラインでの保守を承っております。
システム開発の費用の目安
ここまでお読みいただいたうえで、気になるのは費用だと思います。弊社の場合、次のように分けています。
- 小規模な機能追加や、既存システムの改修：30万円程度から
- 複数の店舗や拠点にまたがる業務システムの新規開発：100万円程度から
いずれも税別です。ただし、100万円で業務システムが一式そろうという意味ではありません。開発費は機能の数だけで決まるものではなく、次のような要素によって変わります。
- 外部サービスとの連携
- データ移行
- 権限設定
- セキュリティ対策
- テスト
- サーバーやクラウド環境の準備
- 既存システムの解析
実際の金額は仕様によって上下します。そのため、金額の話は業務を書き出したあとになります。何をどこまで作るかが決まらないうちは、目安以上のことは申し上げられません。
複数の会社から見積りを取る場合も、同じ条件で比べないと意味がありません。何を作るかを整理してから声をかけたほうが、比較しやすくなります。
ご依頼から納品までの流れ
弊社の場合、次の順で進めます。
- ご相談。今困っていることをそのままお聞かせください。整理されていなくて構いません
- 業務の棚卸しと要件定義。現状の業務を書き出し、仕組みにする範囲を決めます。ここで開発の範囲、概算の費用、想定される期間をお出しします
- 設計と開発。画面と機能を設計し、作り始めます。進み具合は定期的にご報告します
- テストと納品。実際に使っていただき、直すべき点を反映します。使い方の引き継ぎまで行います
- 運用と保守。公開後の軽微な修正や、機能の追加も続けてお引き受けします
2の段階まで進んでから、先に進むかどうかを判断していただく形にしています。
台東区でシステム開発会社を選ぶときの見方
台東区や周辺には、規模も得意分野も異なる開発会社があります。選ぶときに見ていただきたい点を挙げます。
業務の話から入ってくれるか
いきなり技術や機能の話から始まる場合、作ることが前提になっている可能性があります。今の業務を聞いてくれるかどうかは、一つの目安になります。
作らない選択肢を示してくれるか
既製のサービスで足りる場合に、そう言ってくれるかどうか。すべてを開発で解決しようとする会社は、費用が膨らみやすくなります。
保守まで対応しているか
作って終わりの会社に頼むと、あとから手を入れられなくなります。導入後に誰が見るのかを、契約の前に確認してください。
現場に来られる距離か
遠隔でも開発は進みますが、現場を見てもらえるかどうかで設計が変わることがあります。台東区、上野、浅草、神田といった範囲でお探しなら、訪問しやすい会社を選ぶ利点があります。
よくあるご質問
Q. 何を作るか決まっていませんが、相談できますか。
はい。むしろその段階でご相談いただくほうが、無駄のない形にできます。今どの業務に時間がかかっているかをお聞かせください。
Q. 小さな会社でも依頼できますか。
従業員1名の個人事業から、従業員120名で全国に5拠点を持つ企業まで、規模を問わずお引き受けしております。
Q. どのくらいの期間がかかりますか。
作る範囲によって変わります。業務の棚卸しの段階で、費用とあわせて期間もお伝えします。
Q. 台東区以外の会社でも対応してもらえますか。
対応しております。訪問しての保守は東京都、神奈川県、埼玉県、千葉県が範囲で、それ以外の地域はオンラインでの保守を承っております。開発そのものは遠隔でも進められます。
Q. 今使っているソフトとつなげられますか。
そのサービスが外部との連携をどこまで許しているかによります。仕様を確認したうえでお答えします。ソフトやサービスの名前をお知らせください。
Q. システム開発以外もお願いできますか。
WEB制作、テレワーク機器の導入、ネットワークの構築、保守も承っております。窓口をひとつにまとめたいというご要望にも対応しております。
どの段階でご相談いただいても構いません
長くなりましたが、ここまでの内容がすべて整理できていなくても問題ありません。次のような状態でご相談いただければ、一緒に整理していきます。
- 何を作ればよいか分からない
- Excelでの管理が限界になってきた
- 店舗や拠点ごとに情報が分かれている
- 同じ内容を何度も入力している
- 集計に時間がかかっている
お話をうかがったうえで、そもそも作るべきかどうかから考えます。既製のサービスで足りると判断すれば、そうお伝えします。
台東区浅草でシステム開発とWEB制作を行っている会社として、地域の企業や店舗のご相談をお待ちしております。
スマステ株式会社
東京都台東区浅草2-19-3-701
電話 050-3551-1969（受付 平日10:00〜18:00）
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