在宅勤務や、店舗の外から本部の情報を見られるようにしたい。そう考えたときに、まず何を買えばよいか分からないという方は多いと思います。
パソコンを人数分そろえればよいのか。それだけで社外から社内のデータが見られるようになるのか。安全面はどうすればよいのか。調べれば調べるほど、専門用語が出てきて分からなくなる。そういうご相談をいただきます。
弊社は東京都台東区浅草で、テレワーク機器の販売と導入を行っております。この記事では、何人で、どんな働き方をするなら、何が必要になるかをご説明します。
機種を選ぶ前に、働き方を決めてください
いきなり機器の話から入ると、たいてい買いすぎます。
先に決めていただきたいのは、次の3つです。
- 誰が、社外のどこで働くのか
- 社外から何を見る必要があるのか
- 何人が同時に使うのか
2番目がいちばん大事です。メールと資料を見るだけなのか、社内にあるファイルを開くのか、業務のシステムに入るのか。ここで必要なものがまったく変わります。
メールと資料だけなら、パソコンと通信環境があれば足ります。社内のファイルやシステムに入るなら、安全につなぐしくみが要ります。
人数ごとの目安
参考までに、規模ごとの考え方を挙げます。あくまで目安で、業種や働き方によって変わります。
1人から3人
パソコンと、社外で使う通信の手段があれば始められます。
社内のファイルを見る必要がなければ、既製のクラウドのサービスで足りることも多くあります。この規模で大がかりな設備を入れる必要は、たいていありません。
4人から10人
ファイルを共有する必要が出てきます。ここでNASサーバー（社内で共有する保存装置）を置くか、クラウドのサービスを使うかの判断が要ります。
社外からそこへつなぐなら、VPNルーター（社外から安全につなぐための機器）を検討します。
弊社が秋葉原のIT・マーケティング会社をお手伝いしたときは、顧客の案件やタスク、請求の情報が複数のExcelやチャットに散らばっていました。ここでは業務システムの開発とあわせて、テレワークで進められる環境を整えています。機器だけでは解決しない場合もあるという例です。
10人以上、あるいは複数の拠点
通信を守る機器（UTM）を入れる会社が増えます。誰が何にアクセスできるかを分ける必要も出てきます。
弊社が渋谷の美容室5店舗をお手伝いしたときは、店舗ごとに顧客情報や予約の管理方法が違っていました。ここでは全店共通のしくみを作ったうえで、本部の業務の一部をテレワークで行えるようにしています。
何を取り扱っているか
弊社では次のものを扱っています。
- UTM（通信を守る機器）
- NASサーバー（社内で共有する保存装置）
- VPNルーター（社外から安全につなぐための機器）
- ノートパソコン
- スマートフォン
- タブレット
- プリンター
- マウス
- キーボード
このほか、ウイルス対策のソフトやMicrosoft Officeも取り扱っております。ご希望のメーカーがあれば、お取り寄せできる場合があります。
設定まで頼めるかどうかで、結果が変わります
機器を買うだけなら、家電量販店でもインターネットの通販でもできます。問題は、届いたあとです。
パソコンを人数分買ったものの、設定の方法が分からず箱に入ったまま。VPNルーターを買ったが、つなぎ方が分からず使えていない。そういう話を実際にうかがいます。
弊社では、機種の選定から設置と設定まで行います。納品して終わりにはしません。買ったものが使われないまま眠っている、という状態にならないようにするのが、この事業の役割です。
安く買うことだけを考えるなら、通販のほうが安いこともあります。そのうえで、設定を自社でできるかどうかを考えてください。できるなら、そのほうが費用は抑えられます。
社外から安全につなぐには
社内のファイルやシステムに社外から入る場合、そのままではデータを盗み見られる危険があります。
VPNは、インターネット上に暗号化された通信の経路を作り、通信内容の盗み見や書き換えの危険を減らす技術です。テレワークや複数の拠点をつなぐ場合の、有力な選択肢の一つです。
ただし、必ずVPNが要るわけではありません。クラウドのサービスだけで完結する働き方なら、そのサービス側の安全対策で足りることもあります。何をなさりたいかによって変わりますので、そこからご相談ください。
リースやレンタルについて
購入以外の方法をご希望の場合は、お問い合わせください。内容によりますので、ご希望をうかがったうえで可能な方法をお探しします。
買ったあとの不具合はどうするか
機器ごとに販売店やメーカーへ問い合わせると、たらい回しになることがあります。パソコンはこちら、ルーターはあちら、回線はまた別。そのたびに状況を説明し直すことになります。
弊社では保守サービスも行っておりますので、不具合のときはまとめてご連絡いただけます。月額の保守契約と、必要なときだけの都度対応の両方をご用意しております。
訪問しての保守は東京都、神奈川県、埼玉県、千葉県が範囲です。それ以外の地域は、オンラインでの保守を承っております。
古くなったパソコンの廃棄とデータの消去にも対応しております。
よくあるご質問
Q. 何台からお願いできますか。
台数の下限はありません。1台からご相談いただけます。
Q. 今使っている機器と混ぜて使えますか。
多くの場合できます。今お使いのものをお聞かせいただければ、足りない部分だけをご提案します。
Q. 何を買えばよいか分からないのですが。
何人で、どんな働き方をしたいかをお聞かせください。必要なものはこちらで整理してご提案します。機種が決まっていない段階で構いません。
Q. 設定もお願いできますか。
お引き受けします。設置と設定まで行いますので、届いてから困ることはありません。
Q. 見積りだけでもお願いできますか。
もちろんです。ご相談とお見積りの段階で費用はいただきません。
Q. システム開発もあわせて頼めますか。
承っております。機器の導入だけでは解決しない場合、業務のしくみそのものを見直したほうが早いこともあります。その判断からご相談いただけます。
ご相談・お問い合わせ
機種が決まっていない段階でのご相談を歓迎しています。今の働き方をお聞きしたうえで、必要なものをご提案します。
弊社の事務所は台東区浅草2丁目にあり、つくばエクスプレスの浅草駅から徒歩2分ほどです。
スマステ株式会社
東京都台東区浅草2-19-3-701
電話 050-3551-1969（受付 平日10:00〜18:00）
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